Datenschutz und Datensicherheit bei Mitarbeiterbefragungen

Alle Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden von uns erfüllt. Zudem halten wir die professionellen Standards der Arbeitsgemeinschaft Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V. zur Qualitätssicherung bei Mitarbeiterbefragungen ein. 

Zum Leistungsumfang gehört eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AV-Vereinbarung).
 

Datenerfassung und Datenübertragung

Die Teilnahme an einer Befragung ist immer freiwillig. Die Befragung erfolgt stets anonymisiert. Nach Namen, Adressen, Telefonnummern und anderen persönlichen Daten wird generell nicht gefragt.
In der Papier-Version werden die ausgefüllten Fragebogen per Freiumschlag anonym an uns gesendet und dort erfasst.
Eine online-Befragung erfolgt in Kooperation mit riversite oder der FFAW, die auch die benötigte Infrastruktur bereitstellen. Es werden keine Übertragungsdaten wie IP-Adresse oder Browser-Version gespeichert. Vom Betrieb ggf. gewünschte individualisierte Zugangsdaten (personengenauer Login) dienen ausschließlich zur Sicherstellung der einmaligen Befragungsteilnahme. Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich. Der Fragebogen wird auf einer eigens eingerichteten sicheren (Sub-)Domain bereitgestellt. Die Übertragung von Daten zwischen Befragungsteilnehmern und unserer Datenbank erfolgt über eine sichere SSL-Verbindung (https). 

Speicherung und Zugangskontrolle

Alle erfassten Daten werden ausschließlich bei uns, bzw. im Falle einer COPSOQ-Befragung in anonymisierter Form in der Referenzdatenbank (s.u.) gespeichert. Zur Vermeidung von Datenverlusten wird die Datenbank regelmäßig gesichert. Außer den Beschäftigten des Instituts für Gesundheitsmanagement hat niemand Zugang zu Daten bzw. Fragebogen von Befragungsteilnehmern. Der Zugang erfolgt ausschließlich zu Gründen der Auswertung. Ein Zugriff durch andere Personen ist ausgeschlossen.

Datenschutz bei der Auswertung

Ungefähr vier Wochen nach Befragungsschluss erhalten Betriebe einen Ergebnisbericht als PDF-Datei. Darin werden ausschließlich aggregierte Mittelwerte zur psychosozialen Arbeitssituation a) für die Gesamtheit der Befragten und b) für vorab definierte Betriebseinheiten (Gruppen) dargestellt. Wird eine mit dem Betrieb festgelegte Mindestzahl von Beschäftigten pro Einheit (mind. 5 Befragte, auf Wunsch mehr) unterschritten, wird kein Gruppenergebnis ausgewiesen.

COPSOQ-Befragung

Im Falle einer Befragung mit dem COPSOQ-Fragebogen gehen alle Daten aus Mitarbeiterbefragungen anonym in die COPSOQ-Referenzdatenbank der FFAW ein. Diese Datenbank dient u.a. der Ermittlung berufsgruppenspezifischer Vergleichswerte (Belastungsprofile) zur psychosozialen Arbeitssituation. Die Verwendung von Daten erfolgt auch hier vollständig anonymisiert. Die Auswertung erfolgt ebenfalls nur aggregiert, d.h. auf der Ebene von Gruppen.